أخطاء نرتكبها خلال تعاملنا مع البريد الإلكتروني 1/2


23 - رجب - 1438 هـ| 19 - ابريل - 2017


أخطاء نرتكبها خلال تعاملنا مع البريد الإلكتروني 1/2

رغم ارتفاع عدد مواقع التواصل الاجتماعية، واعتماد الناس بشكل أكبر على تطبيقات التواصل والاتصالات، إلا أن البريد الإلكتروني لا يزال يمثل أهمية كبيرة في الحياة المهنية والعملية للكثيرين؛ باعتباره الوسيلة الأسرع للتواصل بين الشركات ورواد الأعمال من ناحية، والأفراد والموظفين من ناحية أخرى.

 واستخدام البريد الإلكتروني في العمل تحديدًا له قواعد قد يجهلها البعض، فيرتكبون أخطاءً قد تؤثر بمرور الوقت على جودة أعمالهم، لذا سنتعرف في هذا التقرير على أخطاء كتابة البريد الإلكتروني، وكيفية تلافيها.

 

الأحرف الكبيرة

تعتبر كتابة المراسلات والخطابات والرد عليها عبر البريد الإلكتروني بأحرف كبيرة بواسطة الضغط على زر Caps lock خطأ ساذجًا يقع فيه بعض المستخدمين، حيث يجعل رسالتهم أشبه بالصراخ، فاجعل استخدامك لهذه الطريقة مقتصرًا على بعض الجمل التعجبية في مراسلاتك، وليس الخطابات بأكملها.

 

عدم الرد

تنصح روزماري هيفنر، رئيس قسم الموارد البشرية بموقع CareerBuilder بالحرص على الرد على رسائل جميع من شملتهم رسالة البريد الإلكتروني التي أرسلتها، خاصة إذا ما كان الرد سيحسم شيئًا ما، فتجاهل هذا الأمر يعد خروجًا على قواعد الإتيكيت الخاصة بالبريد الإلكتروني.

 

كثرة الاختصارات والرموز

تؤكد هيفنر أن استخدام الاختصارات والرموز بكثرة في رسائل البريد الإلكتروني، خاصة مع أشخاص من ثقافات وخلفيات وحتى أعمار مختلفة، يعد سلوكًا سيئًا، وتقول: "عليك أن تكون منتبهًا على الأخص إذا كنت تتعامل مع أشخاص من أجيال مختلفة، أو بينكم حواجز لغوية أو أشخاص يفضلون طريقة أكثر رسمية في الكتابة".

 

طرف ثالث

من المهم جدًا الحصول على إذن من الطرف الثاني الذي تخاطبه، قبل أن تقرر فجأة أن تدخل طرفًا ثالثًا في تفاصيل الرسالة المتداولة بينكما، فلا أحد يفضل وجود شخص قرر إضافة غيره بدون استئذانه أولًا، فالأمر حقًا مزعجا، وبه الكثير من انتهاك الخصوصية للآخرين.

 

الحدة في الرد

لا تعتبر العفوية في الردود أمرًا جيدًا، عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، والحدة كذلك تظهر مرسل الرسائل وكأنه إنسان آلي، وتقول فيكي أوليفر مؤلفة كتاب 301 إجابة ذكية على أسئلة إتيكيت الأعمال الصعبة: "نتفق مع إظهارك القليل من الحماس وقوة الشخصية، لكننا في الوقت نفسه لا نريدك أن تتحول إلى روبوت".

 

سوء التوقيت

لا يحسن البعض اختيار التوقيت المناسب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، فنفاجئ برسالة هامة تصلنا في الثالثة صباحًا مثلًا! لذا تحذر أوليفر حتى الشركات والأفراد الذين يقدمون خدماتهم على مدار 24 ساعة، و لمدة7 أيام في الأسبوع من ذلك؛ لأن ذلك قد يظهرهم وكأنهم شخصيات استحواذية، وتقول: "إذا دفعك الإلهام للعمل في المساء، فعليك كتابة الرسالة وحفظها في المسودات وإرسالها خلال ساعات العمل".

 

إخفاء الأسماء

يبعث إخفاء الأسماء في رسائل البريد الإلكتروني على: الشعور بانعدام الأمان والثقة التي يجب أن تكون متبادلة بين الأطراف المتراسلة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمل، وهنا توضح أوليفر: "إذا كنت بحاجة لإرسال رسالة لشخص ما، ليس مُدرجًا بشكل تقني في حلقة الرسائل، قم بنسخ الرسالة وإرسلها في رسالة إلكترونية منفصلة".

سنواصل في القسم الثاني من المادة سرد أكثر الأخطاء التي يرتكبها البعض خلال تعامله مع البريد الإلكتروني.



روابط ذات صلة


المقالات المنشورة تعبر عن رأى كاتبها ولا تعبر بالضرورة عن رأى لها أون لاين



تعليقات
فضلا شاركنا بتعليقك:
  • كود التحقيق *: لا تستطيع قراءة الكود? click here للتحديث

هناك بيانات مطلوبة ...