أخطاء نرتكبها خلال تعاملنا مع البريد الإلكتروني 2/2


26 - رجب - 1438 هـ| 22 - ابريل - 2017


أخطاء نرتكبها خلال تعاملنا مع البريد الإلكتروني

تابعنا في الجزء الأول من المادة: مجموعة من الأخطاء التي نرتكبها بغير قصد حين استخدام البريد الإلكتروني، الذي لا يزال يتمتع بأهمية كبيرة في العمل، خاصة بين الناس.

نتابع اليوم ذكر أهم الأخطاء التي يقع بها البعض؛ وذلك لتنجبها والحيلولة دون حصول مشكلات مع المرسل إليهم.

 

تجاهل العنوان

يلجأ البعض لحيلة سيئة، تتمثل في تجاهل كتابة عنوان للرسالة حتى يضطر الطرف الآخر لفتحها للاطلاع على ما فيها، وهو ما تقول عنه "أماندا أوغسطين" خبيرة التوظيف بموقع TopResume: إنه أمر مزعج، كونه بمثابة إجبار من المرسل للمتلقي بأن يفتح رسالته، والأمر نفسه إذا ما كان العنوان يتضمن فكرة أو سؤالا انتهت به الرسالة، وتنصح بأن يكون عنوان رسالة البريد الإلكتروني واضحًا ومركزًا، وليس غامضًا.

 

السخرية

يعتقد البعض أن السخرية من الآخرين بطريقة فظة أو مهينة، ستلفت الأنظار إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، سواء كان ذلك على مستوي مضمون الرسالة أو عنوانها، أو حتى اسم البريد الإلكتروني المرسل منه الرسالة، فكل هذه الأمور تعد مؤشرًا على مدى مهنيتك واحترامك للآخرين، مهما كانت درجة قربك منهم.

 

المط والإطالة

يعتبر المط والإطالة في رسائل البريد الإلكتروني بصورة مبالغ فيها، من خلال الاقتباسات المتعددة، والردود الدسمة أمرًا غير محبذً، عندما يتعلق الأمر بالأعمال والوظائف، فتوصيل المضمون المراد توصيله، بأقل عدد ممكن من الجمل والتعبيرات وثيقة الصلة بالعمل: يعد أمرًا أكثر احترافية. كذلك الاقتضاب في غير محله خطأ.

 

التسرع في الرد

التسرع عموما له مساوئ وأضرار عدة؛ لذا لا ينصح بالتسرع في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، خاصة إذا كنت في حالة عصبية أو انفعالية، بدرجة ستجعلك توجه إساءات للغير في رسائلك، وهنا تنصح "فيكي أوليفر" مؤلفة كتاب 301 إجابة ذكية، على أسئلة إتيكيت الأعمال الصعبة، بحفظ الرسالة في المسودات، ثم الرجوع إليها لاحقًا لتنقيحها من الإساءات قبل إرسالها.

 

الأخطاء الإملائية

وجود الكثير من الأخطاء الإملائية، في رسائل البريد الإلكتروني خاصة الرسمية منها: دليل على عدم الاحتراف أو المهنية، ولا تعد كتابة الرسائل عبر الهاتف النقال عذرًا لهذا الأمر، فاحرص على مراجعة رسالتك إملائيًا ولغويًا بصورة جيدة، قبل الضغط على زر الإرسال.

 

علامات الترقيم

يسيء البعض استخدام علامات الترقيم، فإما يتجاهلها تمامًا، أو يضع الكثير منها في الرسائل دون أن يكون لها أي جدوى أو معنى، وهو ما تقول عنه "باربرا باشتر" مؤلفة كتاب أساسيات إتيكيت إدارة الأعمال: "الناس ينسون في بعض الأحيان ويضعون عددًا من علامات التعجب في نهاية عباراتهم. وستكون النتيجة عندئذٍ رسالة عاطفية وغير ناضجة لأقصى تقدير".

 

الخطوط والألوان

يجهل البعض أن استخدام أحجام مختلفة من الخطوط في الرسالة الواحدة، والكثير من الألوان لتنسيقها، أو حتى اختيار حجم ونوع خط موحد، لكنه غير مناسب نهائيًا، يضر برسالته، وبالانطباع الذي يتركه من خلالها. وعمومًا من الأفضل استخدام خط بحجم 10 أو 12، ونوع من السهل قراءته مثل Arial Calibri, or Times New Roman.

 



روابط ذات صلة


المقالات المنشورة تعبر عن رأى كاتبها ولا تعبر بالضرورة عن رأى لها أون لاين



تعليقات
فضلا شاركنا بتعليقك:
  • كود التحقيق *: لا تستطيع قراءة الكود? click here للتحديث

هناك بيانات مطلوبة ...